Politique de protection des données personnelles - Plateforme Matera

Les informations qui touchent aux copropriétaires (le/les « Copropriétaire(s) » ou le/les « Utilisateur(s) ») sont personnelles. À ce titre, elles doivent être protégées avec le plus grand soin. La confidentialité et la sécurité des données personnelles est notre priorité.

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Matera respecte la réglementation applicable en matière de protection des données et notamment ; 

• le Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (“RGPD”), n°2016/679
• pour la France, la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (“LIL”)
• pour l’Allemagne, le Federal Data Protection Act du 30 juin 2017 (“BDSG”)

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Matera propose ses services aux copropriétés (le/les « Copropriété(s) », le/les « Syndicat de copropriété », le/les « SDC »), mais également aux Associations Syndicales Libres (ASL), aux bailleurs (en copropriété ou monopropriété) et à d’autres typologies de clients (AFUL etc). Le service proposé reste similaire. Ainsi, dans la présente Politique, certains termes peuvent en désigner d’autres :

• Copropriétaire(s) : les colotis, les locataires enregistrés sur Matera…
• Copropriété(s) : ASL, bâtiment, propriété…
• Syndicat des copropriétaires : ASL, AFUL, bailleur social, bâtiment…
• Syndic : bailleur social, Président / Directeur de l’ASL…
• Conseil syndical : bureau de l’ASL...

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Enfin, chez Matera, on accompagne le représentant de la copropriété sur la protection des Données. Chaque représentant de copropriété peut trouver ici les actions qu’il peut faire / ne pas faire ainsi que les bonnes pratiques en matière de protection des données de ses copropriétaires.

1. Objet de la Politique de protection des données

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Dans le cadre de son service d’assistance à la gestion d’une Copropriété, et notamment de la plateforme mise à votre disposition à cet effet, Matera collecte, enregistre, consulte, modifie, accède et/ou supprime les données personnelles des Copropriétaires de la plateforme Matera. 

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L’objectif de la présente Politique de protection des données à caractère personnel (« Politique de protection des données » ou « Politique ») est d’informer les Utilisateurs de la plateforme Matera de la manière dont Matera traite leurs Données à caractère personnel. 

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Matera propose ses Services aux Copropriétés situées en France et en Allemagne. Tous les Utilisateurs de la plateforme Matera sont concernés par la présente Politique. 

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2. Définitions propres au RGPD

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• CNIL : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy, 75334 Paris ;
• Cookie : Témoins de connexion ou « traceurs » qui sont susceptibles d’être déposés, sous forme de fichiers, sur la plateforme de navigation de l’Utilisateur (Internet Explorer, Opera, Firefox, Google Chrome, Safari, etc…) ;
• Délégué à la protection des données : La personne physique déléguée à la protection des données personnelles au sens des articles 37, 38 et 39 du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 ;
• Destinataire : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme, qui reçoit communication de Données personnelles, qu’il s’agisse ou non d’un tiers. A cet égard, toute autorité publique (Autorité de contrôle prudentiel et de résolution, Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information, etc…) susceptible de recevoir communication, dans le cadre d’une mission d’enquête spécifique (contrôle dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, contrôle et audits des systèmes d’information et du respect des règles applicables en matière de protection des données, de la sécurité interne, etc…), déterminée par le droit de l’Union Européenne ou le droit national français, n’est pas considérée comme un destinataire, au sens de la présente définition mais comme tiers autorisé
• Données personnelles : Toutes les informations à caractère personnel concernant un copropriétaire ou un Utilisateur, personne physique identifiée ou qui peut être identifiée (Ci-après « Membre de la copropriété ou Utilisateur ou Personne concernée »), directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres ;
• Responsable du traitement : Désigne la personne physique ou morale ayant déterminé les modalités, les moyens ainsi que les finalités du traitement des Données personnelles. Sauf stipulations contraires, le Responsable du traitement qui veille au respect de la présente politique de protection des données est : la Société par actions simplifiée MATERA,  10 rue Treilhard, 75008 Paris;
• Sous-traitant : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite les données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
• Tiers : Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service, ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données personnelles ;
• Traitement : Toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Données personnelles, ou un ensemble de Données personnelles. Les opérations peuvent se traduire en la collecte, l’enregistrement, la conservation, la structuration, l’adaptation ou la modification, la communication, la diffusion,la  limitation, la destruction, etc … ;
• Violation des données à caractère personnel : Toute violation de la sécurité entraînant de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation, non autorisée de Données personnelles transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles Données ;

Pour les définitions liées à la gestion de la copropriété, vous pouvez vous référer au lexique disponible dans notre Legal Hub. 

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3. Champs d’application de la Politique de protection des données

La présente Politique de protection des données énonce la manière dont Matera SAS traite, en qualité de sous-traitant la plupart du temps et, à certaines occasions en qualité de responsable de traitement, vos données personnelles dans le cadre de votre utilisation de notre plateforme d’assistance à la gestion de votre copropriété. Cette Politique s'applique à tous les services Matera relatifs à la gestion de la copropriété, ainsi que tous les services complémentaires (ouverture et gestion de compte bancaire, assurance de la Copropriété, forum d’échange entre Copropriétés, annuaire de prestataires).

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Cette politique ne couvre pas : 

• les traitements de données personnelles mis en oeuvre par Matera dans le cadre de la visite du site www.matera.eu; vous trouverez toutes les informations nécessaires sur la Politique de protection des données personnelles du Site Public Matera dans le Legal Hub
• la gestion des candidatures aux offres d’emploi Matera; 
• la gestion des employés de Matera.  

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Dans le cas du développement de nouveaux services ou offres additionnelles, Matera vous apportera des informations sur la façon dont nous collectons et traitons vos données personnelles, dans les Conditions générales d’utilisation et la Politique de protection des données. Vous serez notifié des modifications substantielles par email ou pop up sur la plateforme Matera.

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Sauf indication contraire, les nouveaux services ou offres additionnelles ajoutés seront soumis à la présente Politique.

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4. Responsabilité de Matera dans le traitement des Données

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En fonction des Données à caractère personnel traitées, Matera est susceptible d’agir en qualité de Responsable de traitement ou de Sous-traitant pour le compte du syndicat des copropriétaires (« SDC »).

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Les coordonnées de Matera sont les suivantes : 

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MATERA SAS

10 rue Treilhard, 

75008 Paris

Numéro d'inscription au registre du commerce : 825 188 576  R.C.S. Paris

Délégué à la protection des données : dpo@matera.eu

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Qu’elle soit Responsable de traitement ou Sous-traitant, Matera prend les mesures propres à assurer la protection et la confidentialité des Données à caractère personnel qu’elle détient ou qu’elle traite dans le respect des dispositions du RGPD et des législations nationales.

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4.1 - Matera agit comme Sous-traitant pour le compte du SDC

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Le SDC représenté par son syndic (bénévole ou coopératif), est Responsable de traitement des Données à caractère personnel recueillies dans le cadre : 

• de l’envoi d’emails transactionnels pour convoquer l’AG de transition à Matera 

• de la gestion juridique de la copropriété; 
• de la gestion comptable de la copropriété; 
• de la gestion des salariés de la copropriété (ex : gardien d’immeuble); 
• de la création d’une messagerie intégrée pour le conseil syndical. 

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Matera, en tant que plate-forme d’assistance au SDC, intervient alors en tant que Sous-traitant.

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4.2 - Matera agit comme Sous-traitant pour le compte de notre prestataire de gestion de compte de paiement (Treezor)

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Matera a signé un contrat avec Treezor SAS, afin de permettre l’ouverture de comptes de paiement aux SDC. 

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Dans le cadre de la vérification des documents d’identité nécessaires à l’ouverture du compte de paiement sur la plateforme (« KYC »), Matera agit au nom et pour le compte de Treezor. 

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Les clients qui souscrivent au compte de paiement Matera bénéficient de la politique de protection des données de Treezor SAS : https://www.treezor.com/politique-confidentialite/. 

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4.3 - Matera agit comme Responsable de traitement 

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Matera est Responsable de traitement des Données à caractère personnel des Utilisateurs recueillies dans le cadre : 

• de la création d’un profil sur la Communauté Matera pour les Utilisateurs
• de la gestion du Compte de Paiement Matera pour les Utilisateurs
• de la mise en place du paiement en ligne des charges pour les Utilisateurs 
• de la création d’un Annuaire Fournisseur pour les Utilisateurs 
• du programme de parrainage tel que vous êtes invités à renseigner les coordonnées de personnes qui pourraient être intéressées par les Services Matera afin que nous leur proposions de l’essayer ;
• du classement des meilleurs syndics en France 

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5. Les traitements de données personnelles mis en œuvre par Matera

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5.1 - Lorsque Matera agit en qualité de Sous-traitant du SDC

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En tant que plate-forme d’assistance au SDC, Matera intervient dans le traitement de certaines Données en tant que Sous-traitant du Président du conseil syndical / syndic bénévole. 

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Les Données collectées par Matera sont strictement nécessaires à des fins de gestion administrative et financière de la copropriété, à savoir: 

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• Données communiquées à tous les copropriétaires : 

• les nom et domicile de chaque copropriétaire / associé / mandataire 
• le nombre de voix dont il dispose (tantièmes) 

(articles 14 et 33 du décret 17 mars 1967)

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• Données concernant chaque copropriétaire communiquées au conseil syndical : 

• liste de tous les copropriétaires (nom et domicile de chaque copropriétaire)
• indication des lots 
• titulaires des droits mentionnés à l'article 6 (titulaire du droit d'usufruit, de nue-propriété, d'usage ou d'habitation
• état civil du copropriétaire 
• adresse postale : domicile réel ou élu
• adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord 
• numéro de téléphone lorsque le copropriétaire a donné son accord 
• s'il s'agit d'une personne morale propriétaire du lot : sa forme, sa dénomination, son siège social et l'organe qui la représente légalement ou statutairement  

(article 32 décret 17 mars 1967)

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En revanche, l’Utilisateur peut refuser de communiquer les Données qui ne sont pas listées dans les articles 14, 32, 33 du décret 17 mars 1967 et énumérées ci-dessus. Si l’Utilisateur ne souhaite pas communiquer lesdites Données, il se peut qu’il ne puisse pas accéder à certaines parties du Site ou des Services et que Matera soit dans l’impossibilité de répondre à sa demande.

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Lorsque Matera agit en qualité de Sous-traitant, Matera collecte vos Données pour les finalités suivantes :

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5.2 - Lorsque Matera agit en qualité de Responsable de traitement 

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Lorsque Matera agit en qualité de Responsable de traitement, Matera collecte vos Données pour les finalités listées ci-dessous.

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5.3 - Lorsque Matera agit en qualité de Sous-traitant pour Treezor, dans le cadre de l’ouverture de compte de paiement

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‍5.4 - Lorsque Matera utilise des informations agrégées et anonymes  ‍

Par ailleurs, Matera utilise des informations agrégées et anonymes dans le but notamment d'améliorer le service Matera, de tester nos systèmes informatiques, d'effectuer des recherches, d'analyser des données, et de développer de nouvelles fonctionnalités. 

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Ces informations anonymes ne sont pas personnelles et ne sont donc pas soumises à la réglementation applicable en matière de protection des données, ni à la présente Politique. 

6. Quels sont les Sous-traitants de Matera ?

7. Qui sont les partenaires de Matera 

Matera propose à ses utilisateurs d’utiliser directement sur sa plateforme des services tiers pour améliorer leur expérience. Ces services sont : compte de paiement, prélèvement en ligne des charges, participation à la Communauté Matera, messagerie intégrée. Chaque service est soumis à sa propre politique de protection des données personnelles.

8. Destinataires des données / partage de vos données personnelles

Lors de son utilisation de la Plateforme, l’Utilisateur communique à Matera certaines Données à caractère personnel nécessaires pour l’assister dans la gestion de la copropriété. 

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Matera s’engage à protéger les Données de ses utilisateurs et à restreindre au maximum leur partage. Chaque partage de Données est soit nécessaire pour assurer le service Matera, soit justifié pour contribuer à améliorer le service Matera. 

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Voici les acteurs avec lesquels certaines Données sont partagées :

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• Les employés de Matera : les Données à caractère personnel de l’Utilisateur peuvent être traitées par les employés de Matera et ses filiales, dans la limite de leurs attributions respectives et ce exclusivement afin de réaliser les finalités de la présente politique.
• Les copropriétaires de votre copropriété. 

• pour les copropriétaires ayant un accès “simple” à leur espace utilisateur : ils n’ont accès qu’aux seuls les noms et prénoms des autres copropriétaires. Il faut savoir que cette Donnée doit être obligatoirement accessibles sur l’intranet de la copropriété.
• pour les copropriétaires ayant un accès “élargi” :  ils ont accès aux nom, prénom, fonction, email, numéro, montant des charges impayées, adresse, n° de lot 
• pour les copropriétaires ayant un accès “administrateur” à leur espace utilisateur : ils ont accès aux nom, prénom, fonction, email, numéro, montant des charges impayées, adresse, n° de lot 

• Fournisseurs de services intégrés à la plateforme : Matera propose à ses utilisateurs d’utiliser directement sur sa plateforme des services tiers pour améliorer leur expérience. Ces services sont : compte de paiement, prélèvement en ligne des charges, participation à la Communauté Matera, messagerie intégrée. Chaque service est soumis à sa propre politique de protection des données personnelles. 
• Fournisseurs de services invisibles. Matera a recours aux services de prestataires techniques qui peuvent exploiter l'infrastructure technique dont nous avons besoin pour fournir le service Matera, notamment les prestataires qui hébergent, stockent, gèrent et maintiennent l'application et le site Matera, son contenu et les données que nous traitons. Matera fait également appel à des prestataires techniques pour nous aider à communiquer avec vous.
• Acheteurs de notre entreprise. Nous partagerons vos données personnelles si nous vendons ou négocions pour vendre notre entreprise à un acheteur ou un acheteur potentiel. Dans ce cas, Matera continuera d'assurer la confidentialité de vos données personnelles et vous informera à l'avance de tout transfert de vos données personnelles à l'acheteur ou de toute application de nouvelles politiques de confidentialité.
• Auditeurs et investisseurs, régulateurs et toute autorité administrative ou judiciaire dans le cadre d’une demande fondée sur des exigences légales, réglementaires, levées de fonds, dataroom, comptables ou pour faire valoir les droits de Matera en justice ou des obligations fiscales et sociales de Matera.

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Les transferts de données susceptibles d’intervenir hors de l’Espace économique européen 

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Matera conserve l’intégralité de ses données au sein de l’Union Européenne, et ne transfère pas de données personnelles en dehors de l’Union Européenne. Les serveurs Matera sont gérés par Amazon Web Services, au sein de l’Union européenne. 

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Matera est toutefois susceptible de faire appel à des prestataires (fournisseurs de services invisibles) dont le principal établissement est situé hors de l’Union européenne. A ce titre, Matera met en place les mesures nécessaires afin que les données transférées bénéficient d’une protection équivalente à celle dont elles bénéficieraient au sein de l’Union européenne. En particulier, Matera met en place avec lesdits prestataires des clauses contractuelles types de la Commission européenne. 

9. Vos droits

La réglementation applicable en matière de protection des données personnelles et notamment le Règlement général sur la protection des données ou « RGPD » accorde aux personnes certains droits relatifs à leurs données personnelles, parmi lesquels :

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• Droit à l’information : la présente Politique informe nos utilisateurs sur la nature et l’utilisation des données personnelles ;

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• Droit d'accès : vous disposez du droit d’obtenir une copie des données que Matera détient sur vous et de vous renseigner sur :

• les finalités d’utilisation de ces données,
• les catégories de données collectées,
• les destinataires ou catégories de destinataires qui ont pu accéder à ces données,
• la durée de conservation des données ou les critères qui déterminent cette durée,
• l’existence des autres droits (droit de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition),
• la possibilité de saisir la CNIL,
• toute information relative à la source des données collectées si celles-ci n’ont pas directement été récoltées auprès de vous,
• l'existence d'une prise de décision automatisée, y compris en cas de profilage, et la logique sous-jacente, l’importance et les conséquences pour vous d’une telle décision,
• l’éventuel transfert de vos données vers un pays tiers (non-membre de l’UE) ou vers une organisation internationale.

La présente politique de protection des données répond à l’ensemble des points sur lesquels vous disposez du droit d’être renseigné. Par ailleurs, vous pouvez solliciter notre DPO pour obtenir la copie des données dont Matera dispose vous concernant. 

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• Droit à la rectification : en vous connectant à votre compte personnel, vous pouvez rectifier directement les données personnelles vous concernant

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• Droit à la suppression des données/ droit à l'effacement : à la demande des clients, Matera supprime ou rend anonymes les données personnelles afin que vous ne puissiez plus être identifiés, à moins qu’un abonnement en cours ne justifie leur conservation et leur mise en ligne ou que la loi ne nous autorise ou nous contraigne à conserver certaines données personnelles. Pour toute demande, veuillez contacter par courrier écrit / email au DPO. En particulier, vous ne pourrez pas effacer vos données tant que la copropriété sera abonnée à Matera et dispose, du fait de son statut, du droit de traiter vos données. Elles sont indispensables à la gestion de la copropriété et notamment de votre statut de copropriétaire, de vos charges, etc. Vous n’avez en revanche aucune obligation de créer un compte sur Matera. 

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• Droit à la limitation des données vous concernant : contactez-nous pour demander de cesser temporairement ou définitivement le traitement de tout ou partie de vos données personnelles ; nous donnerons suite sous réserve de la preuve d'un intérêt de votre part et qu'elles ne soient pas indispensables à la gestion de la copropriété pour laquelle un abonnement aura été souscrit

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• Droit d’opposition : contactez-nous pour refuser le traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct ;

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• Droit à la portabilité des données : contactez-nous pour obtenir une copie de vos données personnelles dans un format électronique structuré facilement transférable: vous êtes informé que toutes les données ne pourront faire l'objet d'une portabilité. Seules les données vous concernant exclusivement pourront en faire l'objet. 

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• Droit de ne pas être soumis à la prise de décision automatisée : nous n’utilisons pas de prise de décision automatisée.

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Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la page dédiée à l’exercice des droits sur  le site de la CNIL.

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9.1 - Pour toutes les demandes concernant des Données à caractère personnel pour lesquelles Matera est Responsable de traitement : 

Si l’Utilisateur souhaite savoir comment Matera utilise ses Données à caractère personnel, ou exercer ses droits, l’Utilisateur peut contacter Matera par écrit à l’adresse suivante : 

• Matera DPO, 10 rue Treilhard, 75008 Paris 
• ou par mail à dpo@matera.eu  

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9.2 - Pour toutes les demandes concernant des Données à caractère personnel pour lesquelles Matera est Sous-traitant :

Si l’Utilisateur souhaite exercer ses droits, il peut contacter directement MATERA qui, en qualité de Sous-traitant, répondra à sa demande pour le compte du Président du conseil syndical, ou syndic bénévole, Responsable de traitement. 

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Matera, à la demande du Président du conseil syndical, ou du syndic bénévole l’Acteur de santé, pourra assister ce dernier dans les suites à donner aux demandes adressées par les copropriétaires. 

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Les demandes de suppression de Données à caractère personnel seront limitées par l’intérêt légitime de la copropriété à traiter ces données dans le cadre d’un outil d’assistance à la gestion de la copropriété et soumises aux obligations qui sont imposées à Matera par la loi, notamment en matière de conservation ou d’archivage des documents. 

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9.3 - Réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)

Dans le cas où les droits de la Personne concernée n’auraient pas été respectés et après avoir pris contact avec le Responsable du traitement, la Personne concernée peut introduire une réclamation auprès de la CNIL :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés

3 Place de Fontenoy

75334 PARIS

Lien utile : https://www.cnil.fr/fr/webform/adresser-une-plainte 

10. Sécurité des données personnelles 

Matera s’engage à protéger les données personnelles de ses utilisateurs. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger la sécurité de vos données personnelles. 

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Votre mot de passe comportant 6 caractères minimum, protège votre compte utilisateur, nous vous encourageons donc à utiliser un mot de passe sûr et unique, suffisamment complexe, à ne pas le partager et à limiter l'accès à votre ordinateur et votre navigateur.

11. Mineurs -18 ans

Matera ne propose pas ses services aux mineurs de -18 ans. Etant donné la nature du service proposé (gestion de copropriété), nous n’avons pas jugé nécessaire de contrôler l'âge de nos utilisateurs.‍

12.Nous contacter 

Merci d'avoir lu notre Politique de protection des données. Si vous avez des questions, vous pouvez contacter le DPO de Matera, à l’adresse email : dpo@matera.eu.

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