L'appel de fonds constitue une pierre angulaire de la gestion financière d'une copropriété. C'est par ce mécanisme que le syndic collecte les sommes nécessaires pour financer les dépenses courantes et les travaux d'entretien prévus. Ce guide vous détaille tous les éléments clés à connaître sur les appels de fonds en copropriété. 

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Qu’est-ce qu’un appel de fonds en copropriété ?

L'appel de fonds en copropriété est une demande de versement financier faite par le syndic auprès de tous les copropriétaires. Il s'agit d'une somme qui sert à couvrir les dépenses inhérentes à la copropriété, appelées charges de copropriété, notamment les travaux d'entretien ou de rénovation ainsi que les charges de gestion financière et administrative.

Les tantièmes définissent la part de chacun des copropriétaires dans les charges de copropriété. En d'autres termes, chaque copropriétaire contribue en fonction de sa part dans la copropriété, matérialisée par ses tantièmes. Ainsi, lorsqu'un appel de fonds est émis, chaque copropriétaire est tenu de verser le montant qui lui est spécifiquement attribué.

Il existe différents types de charges de copropriété. De ce fait, différents types d'appels de fonds peuvent être émis en fonction de la nature des charges à couvrir.

Bon à savoir :

Les tantièmes sont définis dans l'état descriptif de division (EDD), un document qui précise, situe et caractérise chaque lot de la copropriété.

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Quels sont les différents types d’appels de fonds ?

En copropriété, la gestion financière est un élément crucial. Les appels de fonds servent à assurer le bon fonctionnement et l'entretien de l'immeuble. Voici une synthèse des différentes charges évoquées et des appels de fonds associés.

Appel de fonds pour couvrir les charges courantes

Les charges courantes sont des dépenses régulières prévues dans le budget prévisionnel, approuvé annuellement en assemblée générale.

Ces charges se décomposent en deux catégories obéissant à des règles de répartition différentes : 

• Les charges générales ; 
• Les charges spéciales. 

Les charges générales en copropriété

Ce sont les frais liés à : 

• La conservation ; 
• L’entretien ; 
• Et l’administration des parties communes.

Exemples :

travaux de rénovation mineurs, frais d'enlèvement d'ordures, salaire du gardien, rémunération du syndic de copropriété, etc.

Bon à savoir :

La rémunération du syndic professionnel est souvent un poste de dépenses important. Opter pour un syndic coopératif peut être une solution pour réaliser des économies.

Charges spéciales en copropriété

Les charges communes spéciales couvrent les dépenses relatives aux services collectifs et aux équipements communs de la copropriété. Cela comprend les coûts associés à l'entretien de l'ascenseur, au chauffage centralisé, ou à la fourniture d'eau froide pour l'ensemble de l'immeuble. Contrairement aux charges générales, ces charges spéciales sont réparties uniquement entre les copropriétaires susceptibles d'en bénéficier, en fonction de leur utilité.

L'évaluation de cette utilité est généralement effectuée par un expert, souvent un géomètre-expert. Par exemple, dans une copropriété équipée d'un ascenseur, la répartition des charges liées à son entretien est basée sur la localisation de chaque lot par rapport aux étages. Ainsi, les copropriétaires résidant au rez-de-chaussée, n'ayant pas besoin de l'ascenseur pour accéder à leur appartement, ne contribueront pas aux coûts de sa maintenance. À l'inverse, ceux résidant à des étages plus élevés paieront une part plus importante, déterminée selon des coefficients progressifs en fonction de leur étage.

Appel de fonds pour couvrir les charges exceptionnelles

Les charges exceptionnelles, comme leur nom l'indique, couvrent des dépenses inhabituelles qui n'ont pas été anticipées dans le budget prévisionnel de la copropriété. Contrairement aux charges courantes qui sont récurrentes et prévisibles, ces charges sont occasionnelles et souvent d'un montant conséquent.

En voici quelques exemples courants : 

• Une façade d’un immeuble se détériore avec le temps, nécessitant un ravalement complet ; 
• La chaudière centrale de l'immeuble tombe en panne en plein hiver et doit être remplacée rapidement ; 
• La copropriété décide d'installer un ascenseur pour faciliter l'accès aux étages supérieurs ; 
• Les dépenses découlant de certaines études techniques, comme des consultations d’experts ou encore le Diagnostic Technique Global (DTG), qui évalue l'état général de la copropriété et anticipe les travaux nécessaires sur une période de 10 ans. 

Il est crucial que ces dépenses soient approuvées par l'ensemble des copropriétaires lors d'une assemblée générale. La nature des travaux déterminera la majorité requise pour le vote : cela peut être à l'unanimité, à la majorité absolue, simple ou double, en fonction des implications des travaux proposés. Une fois ces dépenses votées, elles sont réparties entre les copropriétaires. 

Appel de fonds pour couvrir les travaux urgents

Gérer une copropriété est un exercice délicat. L’urgence d’une situation mettant en péril la sécurité, le bien-être des résidents ou la sauvegarde du bâtiment peut nécessiter une action rapide. 

La loi a prévu cette éventualité en permettant au syndic de prendre des mesures exceptionnelles en cas d'urgence. Le caractère "urgent" de la situation est laissé à l'appréciation du syndic, mais pourrait être sujet à contestation devant un tribunal en cas de litige.

Voici quelques exemples de travaux pouvant être reconnus comme urgents : 

• Une défaillance du système de chauffage durant une période de grand froid ;
• Des dommages à la toiture compromettant son imperméabilité après une tempête ;
• Une canalisation brisée engendrant d'importants dégâts des eaux ; 
• Un mur porteur présentant des signes imminents d'effondrement ;  
• Une coupure soudaine de l'approvisionnement en eau potable ou en électricité, nécessitant des réparations immédiates. 

L'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété des immeubles bâtis donne le cadre légal pour une telle intervention. Le syndic a la possibilité de prendre des mesures sans attendre l'approbation de l'assemblée générale. Néanmoins, cette liberté d'action n'est pas absolue. Il est essentiel que le syndic informe rapidement tous les copropriétaires de la situation et des mesures prises. L'objectif est de garantir la transparence et d'assurer que tous les copropriétaires sont au courant des interventions effectuées.

L'assemblée générale extraordinaire (AGE) qui suit est un moment crucial pour valider rétroactivement les décisions prises par le syndic, discuter des modalités financières, et garantir que la situation est gérée de manière appropriée. Si la copropriété dispose d'un conseil syndical, le syndic doit obtenir son accord avant de faire un appel de fonds exceptionnel.

Atttention !

Cette provision ne peut pas excéder un tiers (ou 33,33%) du coût total estimé des travaux. Par exemple, si les travaux sont estimés à 90 000 €, le syndic ne peut demander en provision que 30 000 € au maximum. Cette mesure vise à s'assurer que le syndic dispose de suffisamment de fonds pour commencer les travaux urgents tout en garantissant aux copropriétaires qu'ils ne paieront pas intégralement avant l'approbation formelle des travaux par l'assemblée générale. Une fois l'assemblée tenue et les travaux approuvés, le solde du coût des travaux sera demandé aux copropriétaires.

Bon à savoir :

La loi ALUR de 2014 a instauré un fonds de travaux pour anticiper les rénovations dans les copropriétés, que ces travaux soient urgents ou non. Ce fonds, alimenté annuellement par les copropriétaires, doit représenter au moins 5% du budget prévisionnel. Toutefois, certaines copropriétés peuvent être exemptées :

• Copropriétés neuves : exemptées pendant les 5 premières années après leur livraison ;
• Petites copropriétés : celles de moins de 10 lots, si vote unanime contre sa constitution ;
• Absence de travaux nécessaires : si le Diagnostic technique global (DTG) estime qu'aucun travail n'est nécessaire pour les 10 prochaines années ;
• Budget travaux existant : si la copropriété a déjà un budget travaux équivalent au budget prévisionnel actuel.

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Comment est formalisé un appel de fonds ?

Les appels de fonds sont formalisés par un avis qui est envoyé par courrier simple avant la date limite de paiement à chaque copropriétaire. 

Toutefois, avec le consentement écrit des copropriétaires, cet avis peut également être envoyé par email. Cet avis doit clairement indiquer le montant dû, l’objet du paiement et la date à laquelle la somme est exigible.

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Comment sont calculés les appels de fonds ?

Le calcul des charges générales

La contribution de chaque copropriétaire aux charges générales est déterminée selon sa quote-part des parties communes. En d'autres termes, cette quote-part reflète la portion que chaque copropriétaire possède au sein des parties communes de la copropriété et détermine ainsi sa part financière dans les charges générales. C'est ce montant qui est précisé sur l'appel de fonds.

Exemples :

Prenons le cas d'un lot dont la quote-part des parties communes est établie à 2000 tantièmes sur un total de 100 000 tantièmes de parties communes. Imaginons que les charges générales pour l'année en cours s'élèvent à 25 000 €. Pour calculer la part de ces charges générales incombant à ce lot, on procède de la manière suivante : (25000 × 2000) / 100000 = 500€ Ainsi, le propriétaire de ce lot devra contribuer à hauteur de 500 € aux charges générales pour cette période.

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Le calcul des charges exceptionnelles 

La répartition des charges exceptionnelles est généralement basée sur la quote-part des parties communes associée à chaque lot, mais peut également tenir compte de l'utilité des travaux pour chaque copropriétaire. Par exemple, si un nouvel ascenseur est installé, ceux qui résident aux étages supérieurs pourraient être amenés à payer une part plus importante des coûts, étant donné qu'ils bénéficieront davantage de cet équipement.

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Quand faire un appel de fonds ?

Selon la loi du 10 juillet 1965, aucun délai légal n'est imposé entre l'émission de l'appel de fonds et la date d’exigibilité de règlement. 

Dans la pratique, les syndics, généralement, adressent ces demandes entre une et deux semaines avant la date d’exigibilité. 

Néanmoins, lors d'une assemblée générale, les copropriétaires peuvent décider d'instaurer un délai spécifique, qui, une fois adopté à la majorité absolue (comprenant les votes des copropriétaires présents, de ceux représentés ainsi que des absents), sera intégré au règlement de copropriété.

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Quand et comment payer ses appels de fonds ?

Quand payer les appels de fonds ?

• Charges courantes : Habituellement, le syndic demande le paiement trimestriellement. Toutefois, selon la décision de l'assemblée, cela peut varier (semestriellement ou annuellement pour certaines petites copropriétés). Les détails sont dans le procès-verbal de l'assemblée générale.
• Charges exceptionnelles : Les dates de paiement sont fixées lors de l'assemblée générale et mentionnées dans le procès-verbal.

Bon à savoir :

À la fin de l'année, une régularisation est effectuée entre les charges prévues et les dépenses réelles. En cas de dépassement, un complément est demandé. Si le montant payé est supérieur aux dépenses, le surplus est déduit de l'appel de fonds suivant.

Comment payer les appels de fonds ?

• Prélèvement automatique : Le copropriétaire fournit ses coordonnées bancaires et le syndic prélève le montant dû avant la date limite.

Virement ou chèque : Le copropriétaire doit faire attention à respecter la date d'échéance pour éviter les retards.

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Appel de fonds : quid en cas de vente ou de location ? 

En cas de logement loué, le propriétaire-bailleur doit payer l’appel de fonds. Toutefois, il pourra ensuite réclamer les charges dites "récupérables" au locataire, selon le décret n°87-713 du 26 août 1987.

Lorsqu’un copropriétaire vend son logement, le vendeur est responsable des appels de fonds jusqu'à la signature de l'acte authentique. Après cela, l'acheteur prend le relais dès que le transfert de propriété est effectif. 

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Non-paiement d’un appel de fonds : que faire ?

En cas de non-paiement des charges de copropriété, le syndic a plusieurs moyens d'action :

• Solution à l'amiable : Le syndic doit d’abord tenter de trouver un arrangement, comme proposer un plan d'échelonnement ou un report de paiement ;
• Mise en demeure : Si aucun accord n'est trouvé, une mise en demeure est envoyée au copropriétaire défaillant par courrier recommandé avec accusé de réception ; 
• Saisine du tribunal : Sans réponse sous 30 jours après la mise en demeure, le syndic peut saisir le tribunal judiciaire compétent en fonction du lieu où se situe l’immeuble.

Selon une décision judiciaire de 2017, les autres copropriétaires peuvent également engager des poursuites judiciaires contre un copropriétaire en défaut de paiement s'ils estiment que cela leur cause un préjudice, par exemple, en empêchant la réalisation de travaux essentiels à la copropriété.

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Comment contester un appel de fonds ?

Contester un appel de fonds en copropriété nécessite de suivre certaines étapes. Voici les étapes à suivre si vous estimez que l'appel de fonds qui vous a été adressé n'est pas justifié :

• Vérifiez l'appel de fonds : Avant tout, vérifiez minutieusement le détail de l'appel de fonds. Assurez-vous qu'il correspond bien à ce qui a été voté lors de la dernière assemblée générale et qu'il n'y a pas d'erreurs manifestes ;
• Contactez le syndic : Avant d'entamer toute démarche formelle, il est recommandé de prendre contact avec le syndic pour évoquer vos doutes et demander des éclaircissements. Une erreur peut être facilement rectifiée à ce stade ;
• Formulez une contestation écrite : Si après avoir échangé avec le syndic, vous estimez toujours que l'appel de fonds est incorrect, envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic pour formuler officiellement votre contestation. Dans cette lettre, détaillez les raisons de votre contestation et joignez tous les documents qui peuvent étayer votre démarche ;
• Saisissez le conciliateur : Avant de saisir la justice, il peut être utile de tenter une médiation ou une conciliation pour résoudre le litige à l'amiable. Vous pouvez solliciter un conciliateur de justice qui interviendra gratuitement pour faciliter le dialogue entre les parties ;
• Allez en justice : Si aucune solution n'est trouvée malgré vos démarches, vous pouvez saisir le tribunal judiciaire du lieu de la copropriété. Cependant, une telle démarche peut être coûteuse et longue. Il est recommandé de consulter un avocat spécialisé pour vous guider.

Bon à savoir :

Il est important de noter que, selon la loi, les décisions prises lors d'une assemblée générale de copropriété peuvent être contestées dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l'AG. En attendant une résolution du litige, il est recommandé de continuer à payer les appels de fonds pour éviter des pénalités et des frais supplémentaires. Si vous gagnez votre contestation, un remboursement ou un ajustement sera effectué. Conservez également tous les documents et correspondances relatifs à la contestation pour étayer votre démarche, et de consulter un professionnel si nécessaire.