Le guide parfait pour apprendre tout ce que vous devez savoir sur le syndic bénévole !
La gestion d'une copropriété est souvent un sujet épineux pour de nombreux propriétaires. En effet, entre les charges élevées, les décisions parfois opaques et les délais de réponse longs, nombreux sont ceux qui cherchent des alternatives à leur syndic existant. Parmi celles-ci, le syndic bénévole peut être une bonne idée. Mais qu'est-ce que c'est exactement ? Et comment cela fonctionne-t-il ? Afin de répondre à ces questions, entrons dans le monde du syndic bénévole.
Définition du syndic bénévole
Avant de plonger dans les détails, il est essentiel de comprendre ce qu'est un syndic bénévole et le cadre légal qui l'entoure. Ainsi, cette section vous offre une vue d'ensemble de sa définition et des obligations légales associées.
Qu'est-ce qu'un syndic bénévole ?
Le syndic bénévole, également appelé syndic non-professionnel, est un modèle où un copropriétaire est élu en assemblée générale pour gérer la copropriété. D’une part, il a les mêmes obligations qu'un syndic de copropriété traditionnel, mais sans les coûts associés à un syndic professionnel. D’autre part, il s'agit d'une solution de gestion interne, où un copropriétaire prend en charge la gestion de l'immeuble.
Par conséquent, le syndic est le représentant légal du syndicat de copropriétaires et veille au maintien en bon état de toutes les parties communes : il est donc souvent choisi pour sa connaissance de l'immeuble et sa disponibilité. La loi exige que le syndic bénévole soit propriétaire d’un lot, c’est-à-dire qu’il soit lui-même membre de la copropriété dont il est le représentant légal.
Cadre légal
Selon la loi de 1965, chaque copropriété doit avoir un syndic et un conseil syndical. Or, ce syndic peut être soit professionnel, soit bénévole. Contrairement au syndic professionnel, le syndic bénévole n'a pas besoin de carte professionnelle ou de garantie financière. Cela représente une solution légale et économique pour les petites copropriétés.
Il est donc essentiel de noter que le syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat pour une meilleure gestion financière. Dans le cas où une copropriété n’a pas désigné de syndic, chaque copropriétaire peut convoquer l’assemblée générale afin de procéder à sa nomination.
Les obligations du syndic bénévole
Assumer le rôle de syndic bénévole implique une multitude de responsabilités. En effet, ces obligations se déclinent en trois axes majeurs : un rôle général axé sur l'entretien et le respect des décisions, des missions administratives essentielles pour la bonne marche de la copropriété, et des missions financières cruciales pour assurer la stabilité économique de l'ensemble. Découvrons ces aspects en détail.
Rôle général
Le syndic bénévole a un rôle général d’entretien de la copropriété et d’exécution des décisions prises en son sein. Même en cas de gestion bénévole de la copropriété, le syndic doit s’assurer du respect du règlement de copropriété par ses membres. Il s’assure également du respect des décisions prises lors des assemblées générales, notamment si ces décisions aboutissent à une modification du règlement.
S’agissant de son obligation générale d’entretien de l’immeuble, le syndic bénévole doit faire procéder aux travaux urgents (dégâts des eaux, problèmes avec le gaz, par exemple) et aux travaux courants nécessaires à la bonne conservation de l’immeuble et des parties communes.
Missions administratives
Le syndic bénévole tient aussi le secrétariat de la copropriété. Il doit tenir à jour une liste des membres de la copropriété, et doit donc s’informer des emménagements et déménagements pouvant intervenir pendant son mandat. Il prépare l’ordre du jour de l’assemblée générale, en particulier si un copropriétaire en fait la demande par courrier recommandé avec accusé de réception, et procède à sa convocation.
En cas de travaux, il tient à jour un carnet d’entretien de l’immeuble, ou carnet d’entretien de la copropriété. Après un vote au sein de l’assemblée générale, il souscrit les contrats au nom de la copropriété (un contrat d’assurance, par exemple) et représente la copropriété en cas de litige, juridiquement, il en est le représentant légal. Le syndic bénévole est enfin tenu d’assurer la garde de l’immeuble ; à ce titre il peut être amené à gérer le personnel, si la copropriété dispose d’un gardien par exemple.
Missions financières
En matière comptable et financière, le syndic bénévole doit assurer une gestion rigoureuse des finances de la copropriété. Il est donc responsable de la collecte des charges, de l'envoi des appels de fonds trimestriels, de la tenue de la comptabilité, et de la réalisation du budget prévisionnel. Il doit également veiller à la bonne santé financière de la copropriété, en évitant les impayés et en gérant au mieux les dépenses.
Comment créer un syndic bénévole ?
L'instauration d'un syndic bénévole au sein d'une copropriété est un processus qui nécessite une préparation minutieuse. En effet, de la sensibilisation des copropriétaires à la mise en place de procédures officielles en passant par les aspects financiers et assurantiels, chaque étape est cruciale pour garantir une transition réussie. Voyons comment aborder chacune de ces étapes.
Sensibilisation
Si vous souhaitez instaurer un syndic bénévole, il est essentiel d'en parler aux autres copropriétaires, y compris au conseil syndical, et de mettre en avant les avantages de cette formule. Il est également important de bien informer les copropriétaires des responsabilités et des avantages associés. Dans cette optique, des réunions d'information peuvent être organisées pour discuter des avantages et des inconvénients du syndic bénévole.
Procédure officielle
Ensuite, une demande formelle doit être faite auprès du syndic actuel pour inclure cette proposition à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Une fois élu, le syndic bénévole doit demander le transfert des documents et archives au syndic sortant, dans un délai d’un mois à partir de l’assemblée générale. Il est également essentiel de bien définir le périmètre d'action du syndic bénévole, afin d'éviter tout malentendu ou conflit ultérieur.
Rémunération et assurance
Bien que le syndic bénévole ne soit généralement pas rémunéré, il peut être remboursé pour certaines dépenses. De plus, même s'il n'est pas obligatoire, il est fortement recommandé de souscrire une assurance responsabilité civile pour se protéger contre d'éventuelles erreurs ou négligences. En effet, cette assurance permet de couvrir le syndic bénévole en cas de faute ou d'erreur dans la gestion de la copropriété.
Syndic professionnel vs syndic bénévole
Alors que le syndic professionnel travaille souvent indépendamment, le syndic bénévole, quant à lui, travaille en étroite collaboration avec le conseil syndical. De plus, le syndic professionnel est une société rémunérée pour ses services, tandis que le syndic bénévole est généralement un copropriétaire qui ne perçoit pas de salaire.
Ces différences peuvent entraîner une réduction significative des charges de copropriété, allant jusqu'à 30% d'économies. De plus, le syndic professionnel dispose de moyens plus importants, alors que le syndic bénévole offre une proximité et une réactivité souvent appréciées.
Pour finir, le syndic bénévole, étant lui-même copropriétaire, a un intérêt direct à la bonne gestion de la copropriété. La réponse à cette opposition variera selon les candidats au poste de syndic mais aussi selon le type de copropriété (grande ou petite) et ses besoins.
Syndic bénévole vs syndic coopératif
Contrairement au syndic bénévole qui travaille souvent avec le conseil syndical, le syndic coopératif est généralement composé des mêmes copropriétaires que ceux qui siègent au conseil syndical. Chaque membre a une mission spécifique, qu'il s'agisse de finances, d'administration ou de communication.
C'est une forme de gestion plus collective, où chaque copropriétaire a son mot à dire. Le syndic coopératif permet aussi une meilleure répartition des tâches et une plus grande implication des copropriétaires dans la gestion de l'immeuble.
Quelques points à noter
En tant que syndic bénévole, il est crucial de se tenir informé et préparé. Dans cette section, nous mettons en lumière la formation nécessaire pour assumer ce rôle et les implications juridiques qui peuvent découler d'éventuelles erreurs ou négligences.
Quelles compétences faut-il pour devenir syndic bénévole ?
Il est important que le syndic bénévole candidat ou déjà élu suive une formation ou soit déjà suffisamment formé afin d’aborder la gestion de la copropriété sereinement. Il doit donc être au point concernant le droit de la copropriété, la gestion administrative et financière, les responsabilités juridiques du syndic bénévole… De plus, il doit savoir travailler avec le conseil syndical, avoir de bonnes qualités relationnelles et un bon sens de l’organisation, ce qui n’est pas souvent inclus dans les formations proposées.
Responsabilité en cas de faute
Tout comme un syndic professionnel, le syndic bénévole peut être tenu responsable en cas de faute ou de négligence. Il est donc essentiel de bien comprendre ses obligations et de s'assurer contre d'éventuelles erreurs.
Conclusion
Opter pour un syndic bénévole est une décision qui peut offrir de nombreux avantages à une copropriété, notamment en termes d'économies et de réactivité. Cependant, cela nécessite un engagement et une bonne compréhension des responsabilités associées.
Avec les bonnes ressources et une formation adéquate, être syndic bénévole peut être une expérience enrichissante et bénéfique pour l'ensemble de la copropriété. Il est donc essentiel de bien peser les avantages et les inconvénients avant de prendre une telle décision.
